In un’epoca come la nostra, in piena quarta rivoluzione industriale, l’importanza dell’analisi e dell’importazione di una grande mole di dati diventa indispensabile nelle cosiddette aziende 4.0., che rappresentano il futuro dei nostri Paesi.
Protagonista assoluta di questo nuovo modo di intendere le realtà aziendali è l’innovazione digitale, che sta cambiando completamente il rapportarsi dell’uomo col lavoro. La parola d’ordine nelle imprese diventa interconnessione, che si basa su una trasmissione continua di informazioni. Niente di meglio per poterle gestire e analizzare che sfruttare tutte le risorse che un programma ormai collaudato come Excel offre. Spesso questi dati, però, devono essere importati da cartelle o file di applicazione esterne e qui arrivano i problemi, perché non è semplice trasferire in una tabella Excel le informazioni, per esempio, contenute in un PDF.
Microsoft Excel
Quando si parla di Excel s’intende indicare uno dei programmi che fanno parte del pacchetto Office. Viene utilizzato per effettuare calcoli, operazioni matematiche, creare tabelle e grafici. È perfetto, quindi, per analizzare e gestire informazioni, che potranno poi essere impaginate, stampate o convertite in istogrammi, grafici a torta, a cascata, a mappa, a bolle, ecc. Quest’ultima sua funzione è molto utilizzata in ambito aziendale dove si ha bisogno di un impatto visivo per confrontare dati in maniera immediata, ma anche, più semplicemente in ambito familiare, quando si vuole tenere sott’occhio l’andamento di entrate e uscite e creare un piano di budget per la propria famiglia.
Nasce come foglio elettronico o foglio di lavoro, e si presenta come una grande tabella costituita da tutta una serie di celle formate dall’intersecarsi di linee orizzontali e verticali, righe, colonne; in esse possono essere inseriti i dati sia sotto forma di numeri, che di testo, che di formule.
Ogni cella viene identificata da una lettera, che indica la colonna e un numero, che indica la riga del foglio di lavoro.
Il tutto viene completato da una barra multifunzione, situata nella parte alta del foglio, e dalla barra fx delle formule, che si trova al di sotto della precedente; possiamo definire la barra fx il cuore vero e proprio del programma in quanto permette di elaborare i dati incamerati.
Come funziona
Se si vuole utilizzare Excel come mera raccolta di dati non si deve fare altro che munirsi di pazienza e collocarli all’interno delle celle. Ogni cella infatti può contenere un numero o del testo che possiamo inserire noi.
Però questi dati Excel li può anche elaborare seguendo una formula che viene impostata nella barra fx delle formule. Il risultato dell’elaborazione apparirà nella cella dove inseriremo il simbolo =.
Se invece si fosse interessati a risalire alla formula applicata dal risultato ottenuto, basta cliccare su di esso ed ecco che apparirà nella nostra barra delle informazioni.
Se dai dati ottenuti si vuole ottenere un grafico basta selezionare un punto qualunque della tabella, andare su Inserisci – Grafici consigliati, selezionare il modello preferito e poi cliccare ok. Per aggiungere una linea di tendenza va selezionata la voce linea di tendenza dopo essere andati su Progettazione e Aggiungi Elemento Grafico.
Come convertire un file PDF in Excel
Il problema principale che riguarda Excel è appunto l’inserimento dati, che diventa ostico quando le tabelle vengono fornite in formato PDF o in qualunque altro formato. Noi oggi ci occuperemo principalmente della conversione PDF-Excel che diventa indispensabile quando non si vuole perdere tempo nel riempire manualmente ogni singola cella con le informazioni che ci sono state inviate.
A differenza di altri generi di conversione quella da PDF a Excel non è così immediata perché i software locali non sono gratuiti e quelli che lo sono non sempre riescono a convertire le tabelle in maniera corretta in quanto molte volte non vengono riconosciute come tabelle bensì come testo.
Anche i servizi online non sono molto affidabili, specialmente quelli gratuiti, per non parlare del fatto che si tratta pur sempre di inviare dati su server remoti di cui non si sa fino a che punto venga garantita la privacy.
Quelli a pagamento sono più precisi e sicuri.
Programmi per convertire da PDF a Excel
Uno dei software più utilizzati per passare ad Excel avendo un PDF è senza dubbio Adobe Acrobat Pro.
Si tratta di un software a pagamento per il quale si sottoscrive un abbonamento mensile. Per verificare se sia o no lo strumento più adatto alle proprie esigenze si può effettuare una prova gratuita di 7 giorni creando un account momentaneo.
Un altro programma spesso utilizzato da chi con i dati lavora a stretto contatto è Foxit Reader il cui software base, scaricabile gratuitamente, non permette però di modificare i file, ma solo di leggerli. La versione a pagamento, invece, permette di creare e modificare PDF. Rispetto ad Adobe risulta più leggero. Anch’esso dispone di una versione di prova gratuita per 14 giorni.
Servizi online per convertire da PDF a Excel
Esistono diversi servizi online che garantiscono la conversione in Excel dei vostri PDF.
Alcuni non richiedono la registrazione e sono gratuiti, come Online2PDF per esempio, altri come IlovePDF, invece, offrono un servizio base che solo dopo la sottoscrizione di un abbonamento mensile diventa più completo.
Per effettuare la conversione non serve far altro che collegarsi alla pagina iniziale, trascinare il file PDF interessato e premere il tasto che permette di selezionare il formato xlsx o xls tipico di Excel.
Conclusioni. Un futuro ad alta velocità
Come abbiamo visto al giorno d’oggi il passaggio PDF-Excel è agevolato da numerosi software e servizi online che permettono di risparmiare molto tempo.
Questo andare avanti con la tecnologia, se da un lato assicura una nuova celerità in campo lavorativo, dall’altro induce una sorta di nostalgia soprattutto nelle persone che, come me, i PC li hanno visti nascere.
Quando vedo i ragazzi d’oggi risolvere con un clic ciò per cui chi ha superato gli “anta” faticava ore e ore, mi chiedo se questo sia davvero un arricchimento per loro. Sudare su un foglio, crearlo con le proprie mani sicuramente non assicurava la perfezione che i computer oggi danno. Eppure quante soddisfazioni in quelle pagine che prendevano vita esclusivamente grazie alle proprie potenzialità.
Ma il mondo va avanti e sicuramente una versione malinconica dei tempi andati non aiuta l’innovazione; eppure credo che ogni tanto, fermarsi e mettere in gioco sé stessi senza l’ausilio di macchine possa essere edificante, soprattutto per chi non è abituato a farlo.